Die Universitätsarchive Straßburg und Hamburg im Austausch

Le Palais Universitaire, Strasbourg; Foto: Jonathan Martz, CC BY-SA 3.0

Ein Beitrag von Francesco Gelati und Kristina Rothaug

Die Universitäten Hamburg und Straßburg pflegen seit 2018 eine strategische Partnerschaft. Um diese Partnerschaft breiter aufzustellen, wurde ein auf die Beschäftigten gezieltes Tandemprojekt entwickelt, und in dessen Rahmen fand am 26.04.2022 online das erste Kennenlerngespräch der Universitätsarchive Hamburg und Straßburg statt.

 Das Universitätsarchiv Straßburg wurde von seiner Archivbeauftragten (FR: Chargée d’archives) und einer Praktikantin aus dem angesehenen Studiengang «Métiers de l’information: archives, médiation et patrimoine» der Universität Angers vertreten, während auf deutscher Seite Mitarbeitende des Referats Digitale Dienste und Interne Beratung das Universitätsarchiv Hamburg repräsentierten. 

Beim ersten Thema des Austausches ging es um Arbeitsbedingungen und -rahmen. Hochschularchive unterliegen in Frankreich der engen Aufsicht der örtlichen Archives Départementales. Soll eine Universität in mehreren Départements Zweigstellen haben, was auch für Straßburg der Fall ist, dann muss der Uni-Archivar mit teils abweichenden Policies zurechtkommen. In Frankreich sind übrigens Hochschularchive keine Endarchive: sie müssen der Archives Départementales nach der Bewertung ihre Archivbestände übergeben. 

Im Hamburgischen Archivgesetz wird im Gegenteil von archivischer Aufsicht nicht gesprochen, und laut demselben Gesetz, § 3.7, besteht für öffentliche Einrichtungen in Hamburg «die Pflicht zur Anbietung und Ablieferung an das Staatsarchiv nur dann, wenn sie kein eigenes Archiv unterhalten, das archivfachlichen Anforderungen genügt». Also betrifft die Anbietungspflicht die Universität Hamburg nicht, andere (kleinere) Hochschulen schon.  Es gibt aber auch Ähnlichkeiten: beide Archiveinrichtungen sind weniger als zehn Jahre alt; kein Zufall, denn in Frankreich sowie in Deutschland wurden hauptsächlich nur in den letzten zwanzig Jahren Uniarchive gegründet. Beide sind nicht der Universitätsbibliothek zugeordnet, was im angelsächsischen Raum fast immer der Fall ist, sondern der Zentralverwaltung.

Als zentrales Thema des Treffens wurde das Records Management besprochen: ein Fachgebiet, das die Straßburger Archivarin als ehemalige Vorsitzende der Arbeitsgruppe Records Management der Association des Archivistes Français beherrscht, wie kaum andere. Beide Universitäten verwenden (noch) kein Recordsmanagementsystem (FR: système de gestion des documents d’activité oder SGDA). Die Uniarchive müssen deswegen mit Ablagesystemen (FR: système de gestion électronique des documents oder SGED) arbeiten, die u.a. dem ISO-Standard 15429 Records Management leider nicht entsprechen und die deswegen für Dokumentationslücken in der archivischen Bewertung und Verzeichnung sorgen.

Beide Archive arbeiten an verschiedenen langfristigen Plänen und Projekten: unsere französischen Kolleginnen beschäftigen sich aktuell insbesondere mit der Archivierung digitaler Signaturen, das Team Hamburg mit dem Entwurf eines prozessorientierten Aktenplans und dem Ausbau des digitalen Langzeitarchivs. Auf die Software für digitale Langzeitarchivierung Vitam – Programme interministériel archivage numérique kann Straßburg sowie die gesamte öffentliche Verwaltung Frankreichs zählen, und dadurch Archivpakete laut dem ISO-Standard OAIS erzeugen und übergeben. Ähnlich führt Hamburg die digitale Langzeitarchivierung nicht alleine durch, sondern im Rahmen des (beinah bundesweiten) Verbunds DiMag (Digitales Magazin) und der Magazinpartnerschaft mit dem Staatsarchiv Hamburg.

Alle Teilnehmenden haben sich die Fortsetzung des Tandems gewünscht, um weitere Aspekte besprechen zu können und um den Austausch zwischen französischen und deutschen Archivarinnen und Archivaren zu fördern. Erfahrungs- und Wissenstransfer über Ländergrenzen hinweg bereichert alle Beteiligten nachhaltig, persönlich und vor allem auch fachlich.


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